01 · Prozessoptimierung

Der Ablauf, wie er wirklich läuft.

Prozessarbeit beginnt nicht mit einem Soll-Bild. Sie beginnt dort, wo Aufträge liegen bleiben, Rückfragen sich wiederholen und niemand mehr sagen kann, welche Version gilt.

Kraftpapier an einer Wand mit einer unscharfen Ablaufskizze aus Kästen und Pfeilen — Skizzen bleiben Werkzeug. Lesbarer Text gehört in die Empfehlung, nicht ins Poster.

Worauf wir schauen

Wir gehen einen konkreten Vorgang mit den Leuten durch, die ihn tragen: Auftrag, Prüfung, Freigabe, Übergabe, Abschluss. Dabei wird sichtbar, welche Schritte tragen und welche nur noch Gewohnheit sind.

Am Ende steht eine Beschreibung, die das Unternehmen wiedererkennt, plus ein Vorschlag, was entfallen, zusammengelegt oder ausdrücklich entschieden werden soll.

Übergaben

Wo eine Sache den Schreibtisch verlässt und die nächste Person sie nicht vollständig erhält.

Ausnahmen

Welche Sonderfälle den Standardablauf täglich aushebeln und deshalb der eigentliche Ablauf sind.

Freigaben

Welche Entscheidungen warten, weil unklar ist, wer sie treffen darf.

Doppelarbeit

Was zweimal erfasst wird, weil zwei Stellen demselben Vorgang nicht vertrauen.

Wenn der Ablauf klar ist, lässt sich erst sinnvoll über Systeme und Rollen sprechen.

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